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La Facture Électronique

3 sep. 2018

D’ici 2020, dans le cadre de la transition numérique des entreprises françaises, 100% des factures à destination des acteurs du secteur public devront être numériques.

La facture électronique : qui est concerné et quand ?

 Pour le secteur public :

Depuis le 1er janvier 2017, toute structure publique est dans l’obligation d’émettre et de réceptionner ses factures par voie électronique sur le portail Chorus Pro.

 Pour le secteur privé :

La facturation électronique pour les entreprises du secteur privé ne devient obligatoire que pour l’émission des factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et autres établissements publics (dépôt sur le portail Chorus Pro).

Débutée depuis le 1er janvier 2017 pour les entreprises de + de 5000 salariés, elle entre progressivement en vigueur selon la taille de l’entreprise.

Calendrier de mise en place :

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

La facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur.

Article 289 du Code Général des Impôts

VI. – Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine […].

Petit rappel :

• Une facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier.

• La simple transmission par email n’en fait pas une facture électronique valide. La conception doit être entièrement numérique, la facture électronique devenant la facture d’origine.

• L’archivage reste obligatoire.

Les critères de validité d'une facture électronique

L’authenticité de son origine :

Garantir l’identité de son émetteu

L’intégrité de son contenu :

La facture ne doit pouvoir être modifié

Une bonne lisibilité

La facture électronique doit également pouvoir assurer le même formalisme que sur papier.

Comment répondre à ces 3 critères ? Découvrez les 3 possibilités :

• Soit par l’émission d’une facture avec signature électronique (via un prestataire de services de certification électronique).

• Soit par la mise en place d’une piste d’audit fiable et contrôles documentés entre la facture électronique et l’opération qui en est à l’origine.

• Soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée pouvant être traité automatiquement et de manière univoque (progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, télécopie reçue en version électronique, par exemple).

(Directive BOFIP 2010/45/EU)

Les nombreux avantages de la facture électronique

Des gains multiples ! Financiers, productivité, environnement, temps, sécurité…

RÉDUCTION des coûts administratifs de 50 à 75% par rapport au traitement papier :

- Suppression des manipulations de documents papiers

- Diminution des temps de traitement

- Suppression des coûts d’impression, d’envoi postal, de stockage

DIMINUTION de l’empreinte carbone

OPTIMISATION du suivi et de l’accès à l’information : traçabilité, sécurisation

AUTOMATISATION et rationalisation des processus : meilleure fluidité dans les échanges

Zoom sur CHORUS PRO

L’État met à disposition des entreprises privées une plateforme gratuite et obligatoire pour la transmission des factures à destination du secteur public : Chorus Pro.

En savoir plus
SITE CHORUS PRO
Pour allez + loin

3 étapes pour une bonne gestion de vos factures à destination du secteur public :

1. Création du compte sur Chorus Pro

2. Transmission des factures électroniques

3. Suivi de leur traitement en temps réel

3 modes de dépôt possibles sur Chorus Pro :

Mode Portail

Dépôt d’un PDF (signé, non signé ou mixte) ou d’un fichier XML, ou bien saisie des données directement dans un formulaire via le portail Chorus Pro.

Mode EDI

Émission des factures au format structuré ou mixte (obligation de raccordement via un Tiers de Télétransmission).

Mode EDI

Mise à disposition d’un ensemble de services interrogés à partir du Système d’Information de l’utilisateur et connectés à Chorus Pro.

Du côté d'EBP ?

À compter du mois de novembre 2018, nos logiciels Open Line™ (V11) des gammes FacturationGestion CommercialeBâtimentPoint de Vente et la plateforme EBP Horizon permettront :

• d’éditer des factures conformes et sécurisées, au format de facture électronique Factur-X. Il s’agit d’un format de facture mixte comprenant : un fichier PDF (lisible par l’homme) associé à un fichier structuré au format UN/XML (pour lecture automatique des données par une machine)

• de les transmettre sur Chorus Pro avec deux options possibles :

Dépôt manuel :

Vous devez exporter les factures depuis votre logiciel puis vous rendre sur Chorus, vous connecter et les déposer.

Le + avec la version Open Line™ de votre logiciel : vous disposez d’un format électronique de facture (Factur-X) permettant le dépôt sans ressaisie.

Pratique pour gagner du temps !

Télétransmission :

C’est la solution la plus confortable puisque toutes les démarches sont automatisées depuis votre logiciel. Plus besoin de naviguer entre les différentes applications !

Vous envoyez vos factures sur Chorus Pro directement depuis votre logiciel.

Attention : la saisie manuelle et le dépôt de facture au format PDF (signé ou non) sur Chorus Pro est tout à fait possible. Cependant cela implique de ressaisir l’intégralité de vos données de factures avec des risques d’erreur possibles et surtout une perte de temps.

Maintenant, équipez-vous !

Je suis déjà client EBP et je possède un logiciel des gammes Open Line™ suivantes : Facturation, Gestion Commerciale, Bâtiment, Point de Vente. Une simple mise à jour (V11) vous permettra de passer à la facture électronique en toute sérénité.

Pas encore client EBP, qu’attendez-vous ? Equipez-vous d’un logiciel, simplifiez votre quotidien ! Pour cela, rien de plus simple : renseignez-vous auprès de nos conseillers.

Pour plus d'informations, contactez-nous au

06 23 78 11 39